Quy trình xử lý
Last updated
Last updated
Quy trình xử lý yêu cầu là chuỗi các bước mà doanh nghiệp bạn thực hiện để kiểm tra, xác nhận, phê duyệt và thực hiện các yêu cầu.
Lưu ý: Chỉ có những người có vai trò là Admin hoặc Operator mới thực hiện được chức năng này
Tại màn hình chính, truy cập menu "Cấu hình" và chọn "Quy trình xử lý yêu cầu"
Chọn quy trình mà bạn muốn tùy chỉnh từ danh sách các quy trình có sẵn
Nhấn vào biểu tượng con mắt trong cột "Hành động" của danh sách để xem chi tiết
Tại màn hình chi tiết, giao diện được phân chia thành bốn vùng chính
Vùng phía trên: Đây là vùng hành động, nơi lưu lại các thay đổi của bạn
Lưu: Là hành động lưu các thay đổi mà không áp dụng ngay lập tức
Lưu và kích hoạt: Là hành động lưu các thay đổi và áp dụng ngay lập tức
Lưu ý: Sau khi bạn kích hoạt, các yêu cầu từ thời điểm này sẽ được áp dụng theo luồng quy trình mới mà bạn vừa thay đổi
Vùng bên trái: Đây là nơi chứa các hoạt động áp dụng vào quy trình xử lý
Công việc: Đại diện cho các hoạt động xử lý bước nào đó trong quy trình
Ví dụ: Sau khi yêu cầu được gửi, yêu cầu này sẽ được chuyển cho Quản lý xác nhận
Nếu/Thì: Điều kiện để áp dụng bước nào đó trong quy trình (nếu cần)
Ví dụ: Nếu số tiền yêu cầu lớn hơn 30.000.000, thì chuyển yêu cầu lên Giám đốc phê duyệt, ngược lại Quản lý phê duyệt
Tự động phê duyệt: Hệ thống tự động phê duyệt
Ví dụ: Nếu số tiền yêu cầu nhỏ hơn 2.000.000, thì yêu cầu sẽ tự động được phê duyệt
Tự động từ chối: Hệ thống tự động từ chối
Ví dụ: Nếu số tiền yêu cầu vượt quá số tiền Ngân sách, thì yêu cầu sẽ tự động từ chối
Vùng bên phải: Đây là vùng thể hiện chi tiết của các hoạt động
Tiêu đề: Tên cho hoạt động xử lý yêu cầu
Bạn nên đặt là nhiệm vụ hoặc vai trò của người phê duyệt
Người xử lý: Người hoặc nhóm người có trách nhiệm thực hiện công việc
Hệ thống sẽ tự động phân chia công việc một cách đồng đều cho những người thuộc nhóm được chọn
Nhắc nhở: Cài đặt nhắc nhở nếu công việc chưa được hoàn thành đúng thời hạn
Hệ thống sẽ thống báo trên hệ thống và gửi email nhắc nhở tới người xử lý yêu cầu
Các trường bổ sung: Cho phép thêm thông tin bổ sung vào yêu cầu để làm rõ vấn đề hoặc cung cấp thông tin hỗ trợ
Cài đặt nâng cao: Cho phép chỉnh sửa phân bổ ngân sách
Vùng ở giữa: Đây là vùng thiết kế quy trình, nơi chứa chuỗi các bước xử lý cho mỗi yêu cầu
Mỗi bước sẽ tiếp tục sau khi bước trước đó được hoàn thành
Thêm hoạt động: Chọn hoạt đồng từ vùng bên trái sau đó kéo hoặc nhấn 2 lần chuột để thêm vào quy trình
Xem hoặc sửa hoạt động: Click vào hoạt động muốn xem hoặc sửa, các thuộc tính tương ứng sẽ được hiển thị ở vùng bên phải để bạn xem hoặc chỉnh sửa
Xóa hoạt động: Click vào hoạt động mà bạn muốn xóa và nhấn "Delete" trên bàn phím
Nối các hoạt động: Click và kéo từ hoạt động bắt đầu đến hoạt động tiếp theo đề nối
Lưu ý:
Đảm bảo hoạt động bạn muốn nối không kết nối với bất kỳ hoạt động nào khác
Click và nối vào biểu tượng hình tròn của hoạt động và biểu tượng chuột là dấu cộng
Hủy kết nối: Click vào kết nối hai hoạt động muốn xóa, sau đó nhấn "Delete" trên bàn phím
