Tạo yêu cầu

Chức năng này cho phép nhân viên gửi yêu cầu khi có nhu cầu cần tạm ứng hoặc thanh toán bất kỳ khoản chi phí nào.

Truy cập tạo yêu cầu

• Trên màn hình chính, nhấp vào menu "Tạo yêu cầu" ở góc phải

• Lựa chọn loại yêu cầu tương ứng với nhu cầu cụ thể của bạn

Nhập thông tin

Màn hình tạo phiếu yêu cầu được chia thành 4 bước, giúp dễ dàng phân loại các thông tin, tập trung và nhập dữ liệu dễ dàng hơn.

Bước 1: Tông quan

Thông tin tổng quát về mục đích của yêu cầu

Màn hình tạo yêu cầu thanh toán - Tổng quan

• Nhập các thông tin cơ bản như: Người yêu cầu, mục đích, mô tả, ngày yêu cầu..

• Sau khi nhập đầy đủ các thông tin cần thiết, bấm "Tiếp tục" để chuyển sang bước 2

Bước 2: Chi phí

Thông tin chi tiết về các khoản chi phí

Màn hình tạo yêu cầu thanh toán - Chi phí

• Nhập thông tin như: Công ty (đơn vị mua hàng), nhà cung cấp (đơn vị bán hàng), hóa đơn và chi tiết các mục cần thanh toán,...

• Phân bổ khoản chi vào "Mục ngân sách", "Đơn vị chịu chi phí" và "Dự án" nào (Đơn vị chịu chi phí và Dự án có thể được cài đặt để theo dõi hoặc không. Hệ thống sẽ tự động ẩn/hiển thị theo tùy chỉnh của bạn)

• Chức năng đặc biệt:

  • Đính kèm tệp cho phiếu: Gắn kèm các tệp tin quan trọng liên quan đến phiếu yêu cầu

  • Đính kèm tệp cho hóa đơn: Đính kèm 2 tệp hóa đơn điện tử XML và PDF để hỗ trợ việc đối chiếu, xác thực và tra cứu hóa đơn điện tử

  • Thêm mới hóa đơn: Thêm mới hóa đơn nếu có nhiều hóa đơn trong cùng một yêu cầu

  • Tự động nhập dữ liệu từ tệp hóa đơn XML: Đọc tệp hóa đơn điện tử XML và tự động nhập các giá trị vào các thông tin tương ứng bên dưới. Bạn nên sử dụng chức năng này để nhập dữ liệu chính xác và nhanh hơn

  • Thêm mới mục hàng hóa, dịch vụ: Thêm mới mục hàng hóa, dịch vụ của hóa đơn nếu có nhiều mục hàng hóa, dịch vụ trong một hóa đơn (biểu tượng dấu cộng mục "Chi tiết")

  • Kiểm tra ngân sách: Kiểm tra số dư hiện tại của Ngân Sách

• Bấm vào "Tiếp tục" để chuyển sang bước 3

Bước 3: Thanh toán

Thông tin chi tiết về thanh toán

Màn hình tạo yêu cầu thanh toán - Thanh toán

• Nhập thông tin về người nhận thanh toán và phương thức thanh toán được sử dụng

• Bấm vào "Tiếp tục" để chuyển sang bước 4

Bước 4: Xem lại và gửi yêu cầu

Kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã nhập trong các bước trước đó để đảm bảo chính xác

Màn hình tạo yêu cầu thanh toán - Xem lại

• Kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã nhập để đảm bảo chính xác

• Nhấn "Lưu" để hoàn thành và gửi yêu cầu

Lưu ý:

• Các thông tin có dấu sao đỏ (*) ở tiêu đề là bắt buộc và không được để trống

• Các nút "Tiếp tục" và "Lưu" sẽ bị mờ (không bấm được) nếu bạn chưa nhập đầy đủ thông tin bắt buộc

• Bạn có thể di chuyển giữa các bước bằng cách nhấn "Tiếp tục", "Trước", hoặc bấm vào tiêu đề của các bước